Con el “boom” de la globalización, la integración de cadenas y la influencia de un entorno dinámico, las empresas tienden a ser más dependientes de la gestión de los procesos de negocios y de la adaptación al cambio para mantener el control.
En un comienzo
La reingeniería de procesos se apoyó en sistemas y aplicaciones rígidas, que no se podían adaptar de forma rápida a cambios en el diseño de los procesos, como los sistemas de Planificación de Recursos (ERP). Recordemos que el ERP es un software de gestión que permite que la información esté disponible para quien lo necesita en la empresa, está compuesto por diferentes módulos y da soporte a los procesos de negocio. Estos sistemas estandarizan los procesos y permiten a los distintos departamentos el acceso a la información que se genera en cualquier punto de la organización.
Los sistemas ERP no fueron pensados para adaptarse al cambio, por ello, los beneficios de la reingeniería de procesos, sobre este tipo de aplicaciones, rápidamente se fueron desvaneciendo, ya que era muy difícil adaptar las soluciones logradas a un nuevo entorno. Además las compañías, se resistían a emprender nuevos proyectos de implantación de sistemas ERP, por ser largos, difíciles, costosos e inflexibles.
Hoy en día
Posteriormente, el enfoque orientado a los procesos se encontró con distintos tipos de tecnologías, que fueron desde herramientas de colaboración en grupo y automatización de la oficina, hasta sistemas workflow, y gradualmente fueron evolucionando hacia lo que ahora conocemos como sistemas BPM, BPM-System o BPMS.
Por tanto, como claros antecedentes de los BPMS, es indispensable conocer los sistemas de flujo de trabajo o workflow systems. Estos sistemas fueron introducidos siguiendo la tradición de la automatización de sistemas de oficina, para definir y automatizar tareas rutinarias.
¿Qué es workflow?
Los sistemas workflow automatizan los procesos de negocio según el diseño inicial de dichos procesos. No obstante, estos sistemas no son flexibles ante cambios posteriores y no se pueden integrar fácilmente con otros sistemas de la organización. La accesibilidad y la integración son los aspectos fundamentales que lo diferencian de un BPMS.
Workflow vs BPM
La suite BPM es considerada una evolución del workflow, ya que gracias a su capacidad de modelado, llevado a cabo por el propietario de los procesos, permite una gran flexibilidadcada vez que sea necesario mejorar al mismo, además de que son fácilmente integrables con otras tecnologías.
Sin embargo, a pesar de la claridad de los anteriores conceptos hay que destacar la confusión terminológica que existe, tanto en la literatura académica como en el mundo empresarial, entre BPMS y sistemas workflow.
El sistema workflow también automatiza procesos pero no a través del modelaje sino que es necesaria la programación de las tareas, además no resulta fácil la integración con otras herramientas.
Hay quienes les atribuyen a las herramientas workflow, las características de flexibilidad e integración, propias de los sistemas BPM.
Adaptado por la división consultoría de EvaluandoERP.com
