• viernes, agosto 17, 2018

Factores para la minimización del riesgo en la gestión empresarial

Hace unos años, en un desarrollo especial a medida que se hizo para un cliente, había un proceso crítico para el proceso productivo. El proceso disponía de muchos condicionantes, el número de variables que podían afectar eran múltiples, y si bien la mayoría estaban claramente identificadas, había unas cuantas que parecían afectar al proceso de forma aparentemente aleatoria. Evidentemente su casuística no era al azar, otra cosa es que en ese momento lo supiéramos. Nuestro cliente disponía de unas gráficas donde representaba los resultados tras cada orden de fabricación, de tal forma que parecía existir una correlación, así que se optó por obtener la función de la curva y a partir de ahí interpolar o extrapolar resultados en base a esas condiciones. Nuestro cliente fabricaba un producto a partir de componentes químicos, y su resultado se veía afectado por condiciones ambientales, de tal forma que presión atmosférica y temperatura ambiental eran las variables que se representaban, pero que en ocasiones parecían tener un comportamiento aleatorio. Había alguna variable que debía producir ese comportamiento no determinista.

Como se requería urgencia para la puesta en marcha del sistema, concluimos que mientras no se determinasen las causas del comportamiento supuestamente aleatorio, se reproducirían órdenes de fabricación controladas (con parámetros muy conocidos y que sí parecían provocar resultados repetibles). No hacerlo así podía conllevar unos errores muy importantes en cuanto a los consumos de materiales, por lo que el inventario sufriría desviaciones continuas, así como errores graves de costes (que repercutían directamente en el producto y el precio de venta).

Esto no se dejó por escrito en ningún sitio, y así estuvieron fabricando durante bastantes meses sin ningún problema ni desviaciones, así que el tema pasó al “olvido colectivo”. En un momento dado, una baja del responsable de fabricación dio lugar a su sustitución por uno de los empleados más cualificados. Este señor comenzó a introducir alguna variabilidad en las formulaciones, así como en las condiciones de fabricación (algo normal porque nadie le había explicado las limitaciones). El resultado fue desviaciones enormes de materiales, con el consiguiente impacto en la rentabilidad de cada fabricación e incluso pérdidas en algunas ventas. La disminución de un par de grados centrígados de temperatura provocaba un aumento de caudal de material y por consiguiente de consumos para obtener el mismo producto de calidad. Tampoco recuerdo con exactitud los detalles pero eran bastante similares a lo aquí expuesto.

Riesgos:

Riesgos: actuar sobre las causas y sobre los efectos

Se siguieron recopilando datos y se observó cómo afectaban a la gráfica “normalizada” que disponían hasta entonces. A partir de la combinación  de ciertos valores de temperatura y presión, la gráfica parecía adquirir un comportamiento totalmente anómalo que difícilmente se ajustaba a la función obtenida.

Ello nos ocasionó un incidente con el cliente, si bien pudo ser limado gracias a que el responsable de producción (todavía de baja) y uno de los key users recordaba la conversación mantenida tiempo atrás, por lo que finalmente la tensión se redujo y el problema no fue a mayores.

Dada la dificultad de hacer recuentos de materiales por encontrarse en silos y otros depósitos que no disponían de sistemas de medida automatizados, hubo de realizarse unos procesos de reconstrucción de los datos en base a la nueva función obtenida, los nuevos datos de caudal, presión, temperatura, humedad, etc, etc. Estos nuevos cálculos daban por resultado algunos valores que tampoco parecían ajustarse con la realidad, por lo que hubo de realizarse 4-5 intentos hasta obtener unos datos aparentemente fiables, tanto en el tema del stock de los materiales como del coste de la producción, pues de ese coste se obtenía el precio de venta de cada producto.

Este es un ejemplo de como el riesgo en la gestión empresarial aparece en muchas de las actividades que realizamos, está en nosotros mismos actuar sobre las causas o sobre los efectos. Podríamos haberlo minimizado de varias formas.

Evitar el riesgo. Podría haberse establecido por parte del cliente (quizá con nuestra colaboración) de una instrucción técnica de las condiciones en que debía fabricarse, dando unos valores máximos y mínimos fuera de los cuales se convertiría en un proceso sin control.

Aceptar el riesgo. Suponiendo que la instrucción técnica no fuera seguida en un momento dado, tratar de establecer mecanismos de regeneración de la información. En este caso, ésto era algo bastante complicado pues en un principio nada parecía pensar que la función no fuera extrapolable, aunque quizá debería haberse realizado algunos ensayos piloto antes del arranque para verificarlo.

Transferencia del riesgo. Contratar un seguro de responsabilidad que cubriese a nuestra empresa sobre errores u omisiones del software y los perjuicios patrimoniales ocasionados al cliente, en el caso de que hubiera ido a mayores.

Mitigar el riesgo. Ajuste de las máquinas para evitar la elección de valores superiores a los máximos o inferiores a los mínimos permitidos. Este caso estaría fuera de nuestro alcance, pero podría haberse incluido en el sistema una serie de campos donde se introdujera esta información y alertase de que esos valores estaban fuera de rango, dando al usuario la oportunidad de modificar a su criterio (no al criterio establecido en el software) manualmente los consumos y los costes, quedando así la responsabilidad automáticamente en manos del cliente.

(En el Master en Software Libre de Gestión: Open Source & ERP II, estamos analizando situaciones como la que aquí acabamos de mostrar).

(En el Master en Software Libre de Gestión: Open Source & ERP II, estamos analizando situaciones como la que aquí acabamos de mostrar).

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