• viernes, septiembre 21, 2018

ERP: la oculta y doble contabilidad

El motivo del título “ERP: la oculta y doble contabilidad” proviene del hecho de que hace unas semanas, en un grupo de Linkedin donde suelo debatir y comentar sobre distintos temas relacionados con los ERP (en este caso solo asistí como espectador), se originó un largo y propicio debate sobre si el modelo SaaS reemplazaría al tradicional modelo de venta de ERP. Al hilo de éste, en uno de los comentarios se trató de pasada el tema de la facturación en -B- o doble contabilidad. Por no ser el motivo del debate que originó el artículo, por parte del administrador se evitó de forma muy sutil el tema, a lo que el resto de “debatientes” no pusieron objeción alguna y se obvió el tema. Es evidente que uno de los motivos principales por los que las empresas no adoptan de forma masiva el modelo SaaS es por no dejar sus datos sensibles en manos de terceros.

Desde hace meses, cuando trato de plantear mi artículo semanal en este blog, me viene a la mente esta cuestión, pero siempre he terminado postergándolo por lo que de tabú tiene este tema. El comentario en el debate en Linkedin me recordó el temor a escribir sobre este tema y avivó mi intención de retomarlo. Hablando con algunos compañeros, finalmente me insistieron en que no debía tratarlo por lo que volvió a quedarse en el baúl de ideas sin desarrollar.

Contabilidad oculta - Fuente El País

Contabilidad oculta en partido político – Fuente El País

Sin embargo, y a la vista de los últimos acontecimientos relacionados con la clase política de este país (supongo que el resto no están exentos), se ha precipitado finalmente este post. Lo que nunca había imaginado es que esta práctica estuviera institucionalizada, y que este tipo de corrupción imbuyese a todas las capas de la sociedad de una forma u otra. Estoy de acuerdo en la no permisividad con las empresas que lo hacen, pero ha de predicarse con el ejemplo, sobretodo cuando no tienes problemas económicos y además eres un referente para los ciudadanos. Conozco de algún caso hace años donde la sanción llevó prácticamente a la quiebra a la empresa. Y otro caso donde se negoció por parte de los inspectores la multa a la empresa en tal de no indagar más. En cualquier caso, mi impresión es que existe una cierta permisividad sobre el tema, no creo que sea tan desconocido y que haya tan pocas empresas multadas. Pensemos que esto es como una madeja de lana, una vez desatado el nudo, el resto se desenreda fácil, es decir, una vez detectada una empresa, el resto de ellas relacionadas con este tipo de cobros o pagos podrían caer en cascada.

Sigo teniendo la doble impresión de que sí y no debo tratarlo, pero su evidencia se ha hecho tan notable en las altas esferas que tratar de evitar el tema sería totalmente hipócrita. Es más, no debemos rasgarnos las vestiduras, todos sabemos que sigue habiendo empresas con un perfil de contratación digamos “inadecuado”, donde hay trabajadores que están trabajando sin un contrato de por medio, lo que hace más competitiva la empresa y le permite salir al mercado con unos costes inferiores, y por tanto, un precio de venta más bajo, lo que provoca un comportamiento totalmente desleal con respecto a otras empresas que son modélicas en cuanto a cumplimiento de sus obligaciones. He de decir, que estas últimas son la mayoría de las que conozco, pero siempre habrá un reducto menos “legal”.

Y aquí es donde se inicia realmente este artículo:

Todos los Sistemas de Información implantados en las empresas permiten, cuanto menos, la doble contabilidad.

Esto es una realidad, y si bien no todas las empresas manejan esta doble contabilidad o información “sensible”, es una práctica generalizada. Es evidente que no tengo datos ni de número de empresas ni de porcentajes de facturación, y tampoco me interesan, pero en algunos casos una de las principales cuestiones en la preventa es que el sistema ha de permitir gestionar estos datos. El cuestionamiento que haré en adelante sobre ello no estará relacionado con la percepción moral que pueda tener sobre el tema (la “no contratación” de trabajadores me parece todavía mucho más grave y de una ética más rastrera), sino sobre las implicaciones y problemas que origina desde el punto de vista contable y de gestión del ERP.

La gestión de esta información sensible requiere por parte de las empresas de una segmentación clara de la información oficial y la “oculta”. Estos problemas  están relacionados con:

  • Inventarios y controles de almacén. A pesar que la documentación puede diferenciarse claramente, los artículos y materiales no pueden estarlo, lo que ocasiona importantes descuadres. Los cuadres a final de año son una mera declaración rutinaria nada más alejada de la realidad.
  • Consolidación de deudas y control de riesgo con clientes. Tener la información por separado genera un difícil control de tesorería y riesgo.
  • Gestión de cajas. La dificultad de llevar dos cajas físicas conduce a tener una única caja consolidada por lo que los cuadres a final de día se hacen más complejos.
  • Copias de seguridad. Si la información está separada, conlleva la necesidad de realizar sendas copias. En el caso de estar la información en una única fuente, la copia es consolidada, por lo que ésta siempre contendrá toda la información. En ambos casos es un problema.
  • Codicia usuarios. He conocido algunos casos donde el usuario realizaba un albarán, entregaba la mercancía al cliente, lo cobraba en metálico y a continuación eliminaba ese albarán, quedándose por tanto el dinero. Esto, a día de hoy, puede ser controlado mediante sistemas de auditoría de datos, pero hace algunos años era difícil de rastrear y algún que otro quebradero de cabeza nos ha ocasionado.
  • Gestión del cobro. La cesión de la gestión del cobro al comercial, transportista o similar es habitual en estos casos de doble contabilidad. En más de una ocasión ha originado sorprendentes pérdidas de dinero o robos más que dudosos.
  • Consolidación de cuentas y balances contables. Para ello se requiere como mínimo una uniformidad en las cuentas contables, lo que no siempre es fácil si la información está separada.

Sobre la forma de llevar esta información sensible, se realizan desde soluciones más o menos ingeniosas hasta algunas más peregrinas: doble base de datos, dobles servidores remotos (incluso en algún caso, triples), procesos de borrados masivos que eliminan datos ante una “alerta” o sospecha, etc. Esta duplicidad genera sus dificultades debido a que requiere una cierta sincronización de datos básicos y maestros de forma periódica entre las bases de datos para evitar el trabajo por duplicado de los usuarios y con el fin de poder consolidar la información.

Suele haber una paranoia importante sobre el riesgo de tener esta información sensible en los servidores, sin embargo, no suele hacerse mucho por protegerla en documentos y  en accesos por parte de los usuarios. Así por ejemplo, se emite documentación en papel a la que tiene acceso demasiada gente: albaranes, tickets de fabricación, etiquetas de producto, listados de ventas y estadísticas, etc. En ocasiones, se pretende realizar procesos de ocultación de los datos, y sin embargo sobre la documentación no se tiene ningún tipo de control, ni por parte de los usuarios del ERP ni de los destinatarios de ésta: clientes, transportistas, proveedores, etc.

Quiero terminar planteando una duda. Según algunas estimaciones, la economía sumergida en España suponía hace unos meses el 24% del PIB, si ésta se erradicase de repente, ¿creéis que se minimizaría la actual coyuntura de crisis económica? ¿Están relacionadas ambas?

Normalmente pido que dejéis un comentario con el fin de hacer más participativo este blog. Si en este caso prefieres no hacerlo, lo entenderé.

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17 Comments

  1. Jacinto
    2 enero, 2016 at 11:32 Responder

    Buenos días, tengo un enfoque diferente de la contabilidad en B, y es la no contabilización de los intangibles, por poner un ejemplo: los impuestos como el IBI graban inmovilizado material, pero cada vez hay mayor riqueza que se encuentra en el inmovilizado intangible, un universitario requiere una inversión de más de 60.000 euros, si en España un 30% de su población mayor de 25 años es universitaria, y algunos con más de una carrera, puedes calcular los impuestos no cobrados únicamente en el apartado de educación, un verdadero “agujero negro”.
    Lo mismo pasa con la sanidad, imagina que cada español para ser tratado de forma gratiuta se le requiere que se haga donante universal de órganos, cuantas personas podrian mejorar su calidad de vida gracias a los transplantes de todos esos donantes, y si uno no quiere ser donante puede cobrarsele el importe integro de su recuperación. En España hay más de 1,5 millones de personas dependientes en uno u otro grado, además en el mundo muchas personas requieren un transplante de órganos, te imaginas la cantidad de médicos y personal sanitaria, administrativo que la aplicación de esta simple idea, que requiere un Real Decreto para ser efectiva, podría suponer para un país como el nuestro, sin tener en cuenta los beneficios del sector turistico, simplemente suponiendo que cada paciente transplantado requiere la visita de algún familiar.

  2. Javier
    13 marzo, 2015 at 14:59 Responder

    Artículo muy interesante y el único que he encontrado en español que aborda este tema.
    Soy desarrollador de una aplicación que maneja B… Los temas técnicos los conozco y bueno, poco comentario quiero hacer al respecto dado que lo veo claro.
    Sin embargo he visto que nadie hace referencia a la legalidad de desarrollar estas funcionalidades.
    El empresario comete delito fiscal si no declara algunas cosas, pero ¿comete delito el programador por proporcionarle los medios para llevar dicho delito a cabo?
    Yo creo que no pero no estoy seguro, ¿algún experto?

    • Sergio Martínez
      15 marzo, 2015 at 22:10 Responder

      Pues Javier, no tengo muy claro las implicaciones legales, pero te voy a poner un ejemplo introductorio al tema.

      Hace unos años un cliente me pidió que en su ficha de trabajadores introdujera un campo que indicase la religión de éstos. Yo me negué , aunque él tenía razones de peso por el que necesitaba esta información. Finalmente como seguí en mis trece, terminó pidiéndome un campo observación adicional al que ya tenía. E imagina para qué usó ese nuevo campo.

      Lo que quiero decirte con el ejemplo es que es imposible controlar lo que hace el cliente con sus datos, bueno, lo sabes pero no vas a borrárselos. El software no es que esté adaptado a trabajar en B, sino que es el propio cliente quien decide configurar las series, los impuestos, sus clientes, etc. ¿Qué diferencia existe impositivamente hablando entre una serie en B y otra para Canarias por ejemplo? ¿Cómo evitarlo entonces?

      Gracias por tu comentario y saludos.

  3. Manuel
    22 noviembre, 2013 at 18:19 Responder

    Enhorabuena por el artículo, es un tema muy espinoso del que no se suele hablar en público, y menos en un foro de internet, nunca se sabe quien puede escuchar/leer. Yo comencé a hacer programas para pequeñas empresas allá por los años 90 y uno de los requisitos que siempre te pedían era que pudiesen llevar el B, el negro, el avión (leido al revés noiva) o cualesquiera de las denominaciones que tenian para referirse a la contabilidad oculta -por cierto en el Partido Popular las denominan (A)licante y (B)arcelona, aunque podian haber usado tambien (B)arcenas-. Pues como os iba contado, esa caracteristica era imprescindible para poder vender el software. En algunos casos se hacía de forma muy rudimentaria (distintas series de albaranes/facturas) y en otros de forma mucho más compleja (distintas bases de datos, incluso en distintos servidores). El porcentaje de dinero negro variaba sustancialmente de un sector a otro, pero en todos existía. Por ejemplo, en el sector textil, según mi estimación, el porcentaje de facturación en B rondaba desde el 50% hasta el 70%. A pesar de este dato, según el cual se supone que podían abaratar el producto final, ninguna de estas empresas ha sobrevivido a las importaciones desde China, ya que el producto terminado que se importaba era incluso más barato que el coste de las materias primas sin impuestos. Está claro que en industrias basadas en la mano de obra no somos ni seremos competitivos, incluso trabajando en economía sumergida. Y en otros sectores, debido a la gran presión fiscal tampoco vamos a poder competir. Y por último estoy de acuerdo contigo en que ver como unos se lo llevan a Suiza y otros se lo gastan en putas y coca precisamente no incentiva a que pagemos impuestos.

    • Sergio Martínez
      22 noviembre, 2013 at 20:15 Responder

      Gracias Manuel por tu comentario.

      Hace 4-5 años ni me hubiera planteado escribir este tipo de artículos, pero sinceramente es un tema que me enerva cada vez más.

      No seré yo el paladín de la legalidad ni nada similar, pero al final los clientes tratan de pasarte la pelota caliente para que tú le gestiones sus artimañas contables y financieras. Dentro de unos meses contaré por este mismo medio un hecho que me pasó hace dos semanas, y que por ser muy reciente no quiero publicar para que no se identifique con nadie.

      Te doy toda la razón en que si los que nos dirigen son los primeros en actuar de esta manera, cómo sus “vasallos” no van a hacerlo.

      Un saludo.

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  9. José Muniesa
    5 febrero, 2013 at 13:35 Responder

    Buenos días Juan,
    En primer lugar felicitarte por el artículo ciertamente lo has enfocado muy bien. Mi vida profesional lleva unos cuantos años ligada a la venta de productos ERP y haré un matiz importante. Las grandes compañías,en general las que facturan por encima de los 10M€/año, generalmente no plantean esa doble contabilidad, entiendo que la llevan de otra manera o no defraudan. En cambio en compañías más pequeñas y dependiendo de su canal y sector pueden llegar a cantidades alarmantes, esto daria para hacer unos cuantos post.
    Con respecto a tu pregunta, yo estoy convencido que la situación mejoraría las arcas del estado y finalmente repercutiria en los ciudadanos, por diferentes motivos:
    1º. Recaudarián más dinero.
    2º. En consecuencia habría más dinero para invertir, y eso haría que descenciera el paro.
    3º. Esto haria que mejorará el consumo y a su vez generaría más empleo.
    4º. Esto haría que los que pagamos el agujero que dejan los defraudadores pagáramos menos IRPF, en consecuencia aumentaría nuestro consumo y se generaría más empleo.
    5º Y así sucesivamente, vamos dariamos la vuelta a la turbina.

    Claro para que esto ocurriera, deberiamos de contar con una clase política que no se dedicará a estafarnos, robarnos y cada cierto tiempo decretar una amnistia fiscal(también lo hizo el Sr. Felipe Gonzalez) y favorecer a sus amigos que son los que recogen el dinero, que no llega a la gente que trabaja y montan la espiral en la que vivimos ahora. Es decir todos jo..dos, y unos cuantos agradecidos porque aquí no pasa nada.
    Saludos,

    • Sergio Martínez
      5 febrero, 2013 at 23:05 Responder

      Gracias José por tu aportación.

      Estoy de acuerdo en que ese afloramiento sería positivo para la economía y debería ser trasladada a la calidad de vida de los ciudadanos, más y mejores servicios, eso sí, mejor gestionados, no como hoy día.

      Ahora bien, somos un país de pícaros y los mensajes siguientes son muy habituales: “Y tú más”, “Como otros lo hacen, porqué no voy a hacerlo yo”, …

      Mientras esta mentalidad no cambie, y es una cuestión de educación que daría frutos en par de generaciones, todo seguirá igual (o peor, ya sabes, la entropía).

      Saludos y muchas gracias.

  10. Alfonso Rodríguez
    4 febrero, 2013 at 18:55 Responder

    Me gusta mucho el articulo. Toca un tema “candente”.
    Yo también abordaría los diferentes problemas técnicos o de infraestructura a superar en este tipo de instalaciones.
    Para la separación de este tipo de datos se emplean distintas técnicas a cual más imaginativa, las cuales voy a describir:

    – Instalación de discos duros separados dentro del mismo servidor, cada uno de ellos con una base de datos. Esta solución se muestra poco efectiva, ya que aunque los discos sean extraibles en caliente (Hotswap), siempre plantean problemas con la b.d. o con el sistema operativo.
    A parte de que si los extraes justo en el momento que entra la inspección en tus oficinas, seguro que la aplicación muestra algún tipo de error, sospechoso cuando menos.
    Otro problema que presentan es que no puedes llevártelos todas las noches a casa, ya que antes o despues se averían. Fallos mecánicos, fallos en conectores, etc…

    – Instalaciones de dobles servidores, el “real” y el “aparente”, otra medida ingeniosa… sincronizados a tiempo real o de forma periódica varias veces al día. Surgirán antes o después problemas de sincronización, fallos en la red, fallos en la b.d. etc… los cuales el propietario no detectará a tiempo, provocando que ante una inspección si te piden un registro de facturación, aparezcan facturas “oficiales” hasta mayo de este año, pero no posteriores.
    Este tipo de instalaciones no son recomendables, ya que exigen de una revisión periódica del funcionamiento, a parte de que implican el mantenimiento de 2 servidores y de todo un sistema de comunicaciones entre ambos.

    – Extracción en dispositivos USB y borrado de datos, si se os ha pasado alguna vez por la cabeza deciros que esta opción es calamitosa. Reza para que no te roben un día el pendrive del coche o lo pierdas en el parking del Carrefour. Lo mismo lo encuentra alguien que no sabe nada, que un cerebrin que tiene tiempo de echar un vistazo a esos ficheros tan llamativos como albaranes.dbf, facturas.dbf y conta2.dbx…
    No recuerdo en que caso de corrupción de actualidad, le pillaron el disco duro USB bajo el asiento del coche a la secretaria del PRESUNTO, con la consecuente escabechina.

    – Subida de datos a la “nube”, bien, la nube ese mito mitificado, realmente creen que quien gestiona ese datacenter es un robot, pues nó señores y señoras, son personas de carne y hueso, con todos sus defectos, son curiosos y con conocimientos técnicos… No me fiaría yo de que mis albaranes puediesen aparecer un día en paste.bin de forma anónima, como ya han aparecido los datos personales de famosos que han accedido a portales pornográficos.
    La nube también deja rastros, normalmente estos procesos de subida de insertan en scripts o procesos automatizados, que para un experto serían fáciles de observar, consecuentemente un juez o hacienda podría solicitar al servidor nuboso una copia de esa información.

    – Borrado de información, a día de hoy quizás la opción más practica, esto te posibilita ante una posible inspección el borrado de la contabilidad y gestión “b” en cuestión de segundos de tus servidores, dependiendo de la complejidad de tu b.d. en ocasiones es casi imposible recuperar esos datos ya que se presentan muy fragmentados dentro de los archivos que almacenan esa b.d. lo cual los hace complejos de recuperar.
    De todos modos existen rastros, no descarto que un experto en ciertas b.d. mediante técnicas forenses y partiendo de un bloque de información del disco duro sea capaz de reconstruir tablas e indices. Algo parecido a lo que se hace con las imágenes dañadas en discos defectuosos, quizás es más complejo, pero posible es.

    Imagino que hay más técnicas, ahora no me vienen más a la cabeza, pero en cuestión de imaginación al defraudador no le falta.

    La tipica cuestión que siempre surge es: ¿son seguras todas estas soluciones? la respuesta es NO. El refrán de “hecha la ley, hecha la trampa” yo lo ampliaría a: “hecha la trampa, espabilado que la resuelva”.

    A veces todo esto no sirve para nada, si cuando entra el inspector de hacienda por la puerta te está llegando un fax o tienes abierto un email de un cliente que te pone en negrita: “ESTO ME LO HACÉIS EN B”

    Queda dicho.

  11. Juan Francés García
    4 febrero, 2013 at 08:36 Responder

    Qué fue antes el huevo o la gallina?, si eliminas el b te cargas el sistema o consigues hacerlo bueno y efectivo?, creo que no lo saben ni ellos, los que nos engañan a todos con su politiqueo neo liberal barato (me refiero a los dos grandes partidos de España, no a uno solo, las políticas económicas son muy parecidas). El homo-ibéricus tiene la peculiaridad de la pillería desde tiempos inmemoriables, no nos fiamos unos de otros y por tanto todos “usamos” y “toleramos” las irregularidades economicas que mencionas. Más todavía cuando vemos como recientemente salen a la luz casos que todos imaginábamos pero que cuando se destapan son de auténtica aurora boreal. Desde el punto de vista técnico tu nos indicas cosas que no sabíamos, cómo se puede controlar todo el proceso para que el b no salga y cómo esto no se hace bien en la mayor parte de las empresas, por lo que nos indica que si la agencia tributaria quisiera podría sacar a la luz mucho más fraude del que realmente saca. Pero creo que ellos también dudan en tre la gallina y el huevo.
    Como siempre me ha gustado tu artículo, en este caso particularmente porque es más genérico y nos afecta más a todos.
    Un abrazo.

    • Sergio Martínez
      4 febrero, 2013 at 09:53 Responder

      Pues esa es la pregunta Juan, si consiguiéramos eliminarlo, ¿se eliminaría todos nuestros problemas y la crisis?

      En los países nórdicos están encantados de pagar impuestos pues perciben que les sirve para algo, tiene un retorno en educación muy importante, sanidad, etc. Sin embargo aquí no se termina de tener esa percepción, no se si por nuestro carácter latino o porque nos vemos reflejado en las instituciones.

  12. ERP: la oculta y doble contabilidad | Mundo.erp | Tecnologías ERP | Scoop.it
    3 febrero, 2013 at 22:51 Responder

    […] El motivo del título "ERP: la oculta y doble contabilidad" proviene del hecho de que hace unas semanas, en un grupo de Linkedin donde suelo debatir y comentar sobre distintos temas relacionados con los ERP (en este caso solo asistí como espectador),…  […]

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