• lunes, junio 25, 2018

Contabilidad B o cómo cometer irregularidades sin morir en el intento

Hace unos meses hablábamos del tema de la doble contabilidad o contabilidad B, la cual no se debe considerar un problema menor en esta sociedad española donde se encuentra tan arraigada. La temática del artículo provenía por una oleada de gente que venía tratando esta cuestión, sobre todo por el grave acontecimiento del asunto Bárcenas que elevaba este problema tan recurrente a todas las capas de la sociedad, incluso a aquellas que debían ser fuente de ejemplo.

Es un asunto que ha permeabilizado toda la sociedad, que se percibe como algo normal y su extensa difusión parece diluir la responsabilidad de cada uno.

Este pasado verano, en una reunión informal ajena al trabajo y bastante playera, me encontraba inmerso en una conversación (ver más abajo) sobre este asunto tan peliagudo con 4 personas de distintos ámbitos. Cada uno de ellos, por cuestiones distintas trabajan en compañías grandes y pequeñas fuera de la provincia y mi relación con ellos fue casual pues fue a raíz de unos amigos comunes. El tema me enerva cada vez más, pues tratan de redimirse trasladando la “patata caliente” a los sistemas informáticos de gestión como si pudieran eximirse de cualquier posible culpa. Y así dejan en manos del sistema de información el que deba tener la capacidad para gestionar y ocultar cierta información que pueda delatarles o ponerles en compromiso.

Cada cliente tiene su problemática y gran parte de mi labor es tratar esas problemáticas con éstos y buscar la solución más óptima en cada caso. Ello, además, me satisface enormemente y es lo que me hace percibir valor en el trabajo diario. Sin embargo, no me hace mucha gracia tener que dedicar tiempo a buscar soluciones a problemáticas éticamente reprobables.

Les comentaba que cada día surge una nueva idea de alguien que lo ha pensado y madurado mucho (también con la oportuna ayuda de algún primo informático), sobre como hay que “montar el sistema para que no me pillen”. Mi argumento era que la única seguridad consiste en no tener que ocultarlo, es decir, no hacerlo. Uno de ellos argumentó que con la informática se puede hacer todo y que lo único que buscábamos era ponerlo difícil para facturar más. Añadió algunos tópicos más sobre los proveedores de software y su incompetencia. Lo siento pero no me pude contener y lo más educado que pude decirle no puedo transcribirlo aquí. ¿Cómo si nosotros fuéramos responsables de sus datos y del uso que le dan al software?

Asimismo, les comentaba que la neura llega a extremos absurdos y ridículos. Se dedica más recursos a ocultar estas irregularidades que a poner medios para evitarlas. No se es consciente de la dificultad que lleva implícita tener la información segmentada de esta forma. Y no hablo solo del punto de vista técnico, sino desde el punto de vista operativo y funcional. Todo ello lleva implícito un sobresfuerzo añadido a las tareas del día a día, que en la mayoría de ocasiones ya suponen más tiempo del disponible.

 

Contabilidad oculta - Fuente El País

Contabilidad B – Fuente El País

Quiero dejar claro que este tema, a las empresas vinculadas con el software de gestión empresarial, nos causan más un problema que un beneficio económico.  Así, que si llevas o piensas llevar contabilidad B, ten en cuenta:

  • Hacienda no entra a las empresas precintando ordenadores.
  • La informática forense está pensada para otro tipo de delitos. Aplicada a delitos administrativos es meramente testimonial, a no ser que sean muy graves.
  • Para tu “seguridad” estás dedicando esfuerzos económicos y humanos que no aportan valor a tu negocio. Al contrario, lo estás perjudicando muy negativamente, debido a que usas recursos para replicar la información, pierdes el control de ciertas áreas, etc.
  • Si estás buscando una solución al problema informático, piensa primero si haces algo para controlar la documentación “sensible” que circula dentro y fuera de tu empresa.
  • No quieres que te cojan a ti, pero seguramente cogerán a otro que tenga relación comercial contigo.
  • Estás complicando la gestión diaria de tu negocio.
  • No deberías estar haciéndolo. Y si lo haces, debes asumir el riesgo.
  • La excusa de que otros lo hacen y tú debes hacerlo para poder competir con ellos es falsa. La mayoría de empresas no tienen contabilidad B y son competitivas, así que lo haces porque quieres.

Quiero finalizar con una conversación ficticia, aunque ciertas frases están extraídas de la experiencia veraniega mencionada anteriormente entre un interlocutor (INT) y un servidor (SM).

INT: Tienes que darme alguna idea para el tema de la contabilidad B. He oído que se van a poner muy duros con el tema.

SM: ¿Yo? La solución al tema de la contabilidad B es no hacer B.

INT: Eso es muy fácil decirlo, pero mi competencia lo hace y los clientes me dejan de comprar si no lo hago.

SM: En mi caso, una factura B, una factura de Canarias y una factura intracomunitaria son lo mismo. Yo no puedo diferenciarlos. Son una serie más o una contabilidad más, lo único que se puede hacer es borrar manualmente esos datos o apuntes.

INT: Me han dicho que aunque borre información, deja rastro en el servidor.

SM: Las inspecciones normales te piden documentación, no rebuscan entre los servidores.

INT: Pero te pueden llegar a precintar el servidor y sacar la información.

SM: Sí, en un laboratorio podrían llegar a encontrarlos después de haberlos borrado. Siempre queda huella. Pero es raro que una inspección llegue a ese extremo. Las inspecciones que he conocido siempre han solicitado documentación y nunca han sido como tú dices. Vamos, que nunca lo he visto en ningún cliente o proveedor mío, aunque por supuesto, las habrá en casos graves.

INT: Lo he estudiado con algunos amigos que tienen el mismo problema y nos va a tocar poner dos servidores separados y bien lejos uno de otro.

SM: Si haces eso, olvídate de controles de inventario y almacén por ejemplo, o control de deudas y riesgo, etc. Tendrás que duplicar trabajo: crear los clientes, artículos, tarifas, etc por dos veces. El trabajo diario se multiplicará.

INT: Yo había pensado que todos los días se traspasase información de un servidor a otro.

SM: En nuestros sistemas, la consolidación de la información es muy compleja y con pocas garantías de integridad de los datos. El coste de ese proceso sería elevadísimo y además, poco fiable. No es posible hacerlo.

INT: Mi jefe dijo de tener dos servidores, uno de ellos en su casa, y que por internet se sincronizasen.

SM: Más difícil me lo pones todavía. Pensaba que hablabas de dos servidores físicamente ubicados en la misma instalación, en la misma red. Además, lo de tener un servidor en su casa, ¿no lo ves un poco absurdo? Los servidores deben estar a mano, pues hace falta reiniciarlos, hacer copias de seguridad, realizarles mantenimiento, etc.

INT: Si estuvieran en la misma instalación, podrían seguir el cable del armario (NT: se refiere al rack de comunicaciones), hasta llegar al servidor donde está la contabilidad B.

SM: Jód**, hasta ahí nunca hubiera llegado mi imaginación. En cualquier caso, insisto, ¿no te das cuenta del sistema tan complejo que queréis montar? Además, puestos a precintar también podrían precintar otros ordenadores que pueden contener información sensible.

INT: Ya di orden a todos los usuarios que borren correos y documentos que tú llamas “sensibles”.

SM: Tú mismo has comentado que el borrado no es seguro. Queda un rastro o huella digital de carácter casi imborrable. Te digo más, hay otros muchos rastros documentales que borrar como documentación de albaranes, cargas, recibos, etc. Dentro de la neurosis, ¿has pensado en las conversaciones telefónicas que puedas tener con tus clientes o proveedores? ¿no es un poco peligrosa también?

INT: Eso es una barbaridad, ¡no me van a tener pinchado el teléfono! ¡No soy un delincuente!

SM: Yo lo que digo es que total seguridad no existe porque no es una cuestión únicamente del sistema informático. Hay que ir a la raíz del problema y son muchos frentes los que tendrías que tratar de ocultar. ¿Y si un trabajador tuyo está sacando listados o copias de seguridad de la información sensible? Si haces B, tendrás que abordar muchos más controles para ocultarlo. No es el primer caso que veo de problemas con trabajadores.

INT: ¿No me creo que no tengas clientes con esta problemática?

SM: Una vez alguien muy razonable me dijo:

“Sergio, yo hago muy poco B, pero sí hago algo. Lo que tengo claro es que eso no va a constar en ningún sitio, ni en el sistema informático y menos en ningún papel. Lo que hago no tiene constancia ni el contable ni nadie más que yo. El hecho de hacerlo conlleva un riesgo y he de asumirlo, pero no voy a complicar mi gestión por controlarlo y mucho menos voy a airearlo”. 

Además, te cuento otro caso:

Hace unos años un cliente nos pidió tener dos servidores, en teoría era para gestionar empresas independientes, pero parecía claro que su finalidad no era esa, pues la urgencia era máxima y además, en el servidor actual ya gestionaba otras sociedades. Le avisé que si luego quería consolidar información con esta empresa le iba a ser imposible, así como ciertos datos tendría que trabajarlos por duplicado. Había dedicado mucho tiempo y esfuerzo a controlar el inventario, a consolidar riesgo, balances, etc., así que me sorprendió que me contestara que eso no le preocupaba. Tenía un sistema de Business Intelligence que le permitía consolidar la información entre las distintas empresas, y también le avisé que salvo hiciéramos algún “apaño”, tampoco tendría esta información en su BI. Finalmente, continuó en sus trece y se hizo según su petición.

Pues bien, al cabo de 6-8 meses me pidió que retornara “esa empresa” junto a las demás. El trabajo se había vuelto impracticable: pedidos, órdenes de fabricación, cargas, etc, se hacían por duplicado. Por no decir la información maestra: clientes, artículos, escandallos, tarifas, etc. se había vuelto tan complicada mantenerla con una cierta integridad con respecto a la información de las otras empresas, que terminaron codificando la información de una forma totalmente distinta. El BI tampoco proporcionaba ya resultados válidos para los comerciales pues finalmente no se llegó a integrar esa información con el resto  de empresas y lo que es pero, ¡se les daba la información de esta empresa en papel!. En definitiva, el trabajo se le había multiplicado exponencialmente y habían comenzado a asumir riesgos muy peligrosos. Cuando tratamos de analizar la información de esta empresa para insertarla en la base de datos del otro servidor, era imposible dada la inconsistencia de los datos. De hecho, no se pudo hacer.

Hoy día, no tiene información B.

INT: No me has contestado a la pregunta.

SM: Si tengo más clientes con esta problemática no lo sé, pues yo no controlo la información que introduce cada uno de ellos en el sistema. Es una cuestión de cada uno. Lo que sí sé, es que ninguno me está contando lo que tú, algo muy complicado de realizar y además, aun haciéndolo sería muy poco fiable.

INT: Bueno, pensaré, porque algo hay que hacer. No puedo decirle a mi jefe que no puedo hacer nada con el ERP. Es muy peligroso tener toda esa información en el disco duro. Veré como lo hace otra gente y estudiaré la forma.

SM: Si quieres seguridad y no dejar rastro, lo mejor es volver al papel y al lápiz.

¿Qué opinas de esta gangrena que es la contabilidad B? Puedes dejar tu opinión.

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7 Comments

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  3. Manuel
    29 noviembre, 2013 at 21:12 Responder

    Gracias por esta nueva entrada.
    De momento discrepo en lo de que “La mayoría de empresas no tienen contabilidad B”. y estoy de acuerdo en que en muy raras ocasiones entrar a precintar los ordenadores, por ejemplo no lo han hecho en el caso Barcenas, que estaba claro que llevaba contabilidad B.

    • Sergio Martínez
      29 noviembre, 2013 at 21:22 Responder

      Gracias Manuel por tu comentario.

      Yo también discrepo en que la mayoría no lo hacen. Es como dices al contrario, pero no quería ser demasiado explícito en el artículo.

      Un abrazo.

  4. Sergio Martínez
    18 noviembre, 2013 at 17:16 Responder

    Gracias Juan, así es. No debemos facilitarles los medios, pero tampoco podemos monitorizar el uso que se haga del sistema.

    Y por lo que dices, más vale pocos y buenos que muchos y malos.

    Un saludo.

  5. juan
    18 noviembre, 2013 at 14:30 Responder

    Creo que uno nunca debería implementar un “modulo” de contabilidad B ya que seguramente quedarían rastros de que fue implementado por el proveedor del software y de esta forma el proveedor podría terminar preso o con serios problemas legales. Obviamente que esto nos imposibilita vender nuestros productos a todos los clientes, pero en el mundo de los ERP y la informática, es mejor tener pocos clientes y muy buenos antes que muchos y con peticiones absurdas.

    Saludos

  6. Contabilidad B o cómo cometer irregulari...
    28 octubre, 2013 at 08:40 Responder

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